Как создать архив организации?

Независимо от того, большая у вас компания или маленькая, работаете ли вы с крупной командой или в одиночестве, в процессе деятельности у вас все равно будут появляться все новые и новые документы.

И если на первых порах предприниматели и руководители бизнеса нередко не задумываются о том, что их нужно как-то организовывать, то в какой-то момент вопрос, как создать архив организации встает настолько остро, что откладывать его становится невозможно.

Причем чем раньше вы приступите к этому процессу, тем проще вам будет.

Своими силами или с помощью профессионалов?

Желая сэкономить, многие руководители поручают создание архива своим сотрудникам. Нельзя сказать, что справиться с этой задачей невозможно, но для этого придется основательно подготовиться, изучить законодательство и основные правила работы с архивами.

Решение доверить этот процесс профессионалам освободит массу времени и сил на основную работу.

Архивная обработка

Все начинается с архивной обработки дел и документов. В общих чертах она выглядит следующим образом:

• сбор всех документов;
• экспертиза научной и практической ценности — иными словами, определение, подлежат ли бумаги хранению или нет;
• определение сроков хранения каждой из них;
• систематизация;
• оформление дел в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций»;
• выделение бумаг с истекшим сроком годности;
• подготовка соответствующих актов.

Каталог и формирование архива

Настоятельно рекомендуем в процессе проведения архивной обработки создавать каталог, в том числе электронный, а также электронный архив. Это упростит дальнейшую работу и продлит срок службы документов. Эти работы также можно доверить профессионалам.

Следующий этап — подготовка помещения и размещение папок и коробов с бумагами в нем. При желании вы можете выбрать внеофисное хранение документов. В этом случае все бумаги будут размещены в специально созданном и особым образом подготовленном помещении. Кроме того, архивная обработка при таком решении проводится профессионалами из хранилища.

Все документы с истекшим сроком годности, а также черновики и прочие ненужные листы, нужно уничтожить. О том, как это сделать, вы можете прочитать по ссылке. Главное — убедиться, что в эту категорию не попали все еще нужные документы, а также бумаги, которые нужно сдавать на хранение в государственные архивные фонды.